ORI-OAI propose une configuration particulière pour la gestion des thèses et permet leur dépôt légal électronique, conformément à l'arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat. Pour ce faire, ORI-OAI interagit avec la plateforme STAR, outil de l'ABES destiné à centraliser l'archivage légal et la diffusion des thèses électroniques tout en respectant les droits des établissements.
Selon l'ABES, « La recommandation TEF (Thèses Électroniques Françaises) définit un jeu de métadonnées pour les thèses électroniques soutenues en France. Son objectif est d'organiser de manière cohérente des métadonnées de thèse riches et normalisées, pour faciliter leur échange et leur diffusion, au niveau national ou international. Ces métadonnées sont hétérogènes. Elles recouvrent des métadonnées descriptives (bibliographiques) et des métadonnées de gestion (administration, droits, conservation).
Cette recommandation propose à la fois une modélisation de ces métadonnées et un format XML. Ce format est un format d'échange et un outil de validation. Il consiste en un schéma XML qui permet de spécifier la structure et le contenu d'une notice TEF. S'y ajoutent des règles de validation Schematron qui expriment avec précision les contraintes propres à TEF, qui elles-mêmes reflètent les textes réglementaires nationaux qui organisent le circuit des thèses électroniques. Ce format XML s'appuie sur le schéma METS qui permet d'articuler les différents types de métadonnées. En s'appuyant sur METS et Schematron, TEF n'est pas tant un nouveau format qu'une structure modulaire et souple qui pourra s'adapter aux évolutions du cadre réglementaire ou à un contexte d'utilisation particulier. […]
TEF est une recommandation produite par un groupe d'experts ad hoc CG46/CN357/GE5 qui, dans le cadre de l'AFNOR, rassemble des documentalistes, des bibliothécaires et des informaticiens issus de divers établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. »
Accès à la recommandation sur le site de l'ABES.
Pour implémenter TEF dans la version 1.0 d'ORI-OAI, plusieurs choix restrictifs par rapport à TEF ont été pris :
Ces choix ont pour conséquence que les envois de fiches à STAR sont actuellement limités à l'envoi des fiches indiquées pour "archive" ou pour "archive et diffusion". Ces spécificités disparaîtront dans la version 2.1.
Le premier workflow proposé pour la gestion des thèses correspond à la structure du circuit simple utilisé pour les ressources pédagogiques, avec l'ajout d'un état pour pouvoir communiquer avec l'application STAR de l'ABES. Il est qualifié de workflow simple pour les thèses.
Un premier acteur signale la thèse et commence son référencement. Il lui est proposé de saisir un ensemble simplifié de métadonnées. Un second acteur complète cette saisie en ayant accès à l'ensemble des métadonnées TEF et peut publier la thèse pour un accès via le moteur de recherche de l'établissement. Lorsque la fiche est publiée, un troisième acteur peut demander l'envoi des métadonnées à l'application STAR. Dans cette première proposition, seules les métadonnées sont communiquées à STAR par mail. Il faut ensuite une connexion à l'application STAR pour déposer les fichiers de la thèse.
Une réflexion est en cours pour la mise en place d'un second workflow, qui permettra une gestion complète de la thèse, de sa création à son envoi vers STAR, en passant par sa publication au sein de l'établissement. Ce circuit peut être consulté sur la page des schémas des workflows par défaut
ORI-OAI permet d'exporter les données sur les thèses saisies et validées dans ORI-OAI vers l'application STAR de l'ABES. Cette application est la plateforme de dépôt légal des thèses françaises et elle propose également de transmettre la thèse pour diffusion à d'autres applications comme TEL.
Pour pouvoir communiquer ses thèses à STAR, chaque établissement doit signer avec l'ABES une « convention de participation à l'application STAR » qui définit :
L'interaction avec l'application STAR s'effectue par l'envoi d'un courriel contenant la fiche TEF. Ce courriel est généré automatiquement par ORI-OAI. Cette voie ne permet pas l'envoi direct du ou des fichiers de la thèse. Il faut donc se connecter à la plateforme STAR pour les télédécharger.
La version 2 de STAR propose une interaction complète par webservices. Ces derniers sont en cours d'implémentation dans ORI-OAI et seront disponibles dans la version 2.1.