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ORI-OAI permet de bâtir un fonds documentaire unique et cohérent pour toutes les ressources numériques d'un établissement ou d'un domaine. Pour ce faire, il s'appuie sur des vocabulaires contrôlés, sur des normes reconnues et sur une classification pivot. Ces éléments constituent la base sur laquelle le patrimoine numérique peut être valorisé.
Un référentiel commun est nécessaire pour faire face à la multiplicité des ressources numériques existant dans les établissements. En effet, ces dernières sont parfois gérées de façon dispersée : la direction de la recherche s'occupe des thèses, la cellule TICE rassemble les ressources pédagogiques, les laboratoires gèrent leurs publications scientifiques et, enfin, la bibliothèque essaye de connaître tout ce que l'établissement produit. Dans un tel cadre, les ressources sont mal référencées : les auteurs ne sont pas identifiés de manière unique, les documents peuvent être dupliqués, les droits d'accès sont gérés de manière aléatoire. Il est même parfois difficile de savoir que des ressources particulières existent, y compris par les étudiants et les chercheurs de l'établissement.
ORI-OAI permet à tous ces services et entités de travailler ensemble, de mettre en commun leurs modes de référencement et, in fine, de construire un patrimoine numérique exploitable dont la qualité des données est assurée.
Concrétement, l'outil permet d'organiser toutes ces ressources numériques autour d'un référentiel commun composé de vocabulaires contrôlés, c'est-à-dire de listes d'autorités, de noms de chercheurs et d'enseignants, de laboratoires, de formations, etc. L'usage de ce référentiel par les différents intervenants rend le référencement cohérent et rigoureux et facilite la gestion documentaire. Surtout, cela améliore l'utilisation effective des ressources par les utilisateurs finaux, étudiants, chercheurs et documentalistes. Ils peuvent par exemple identifier facilement toute la production réelle des chercheurs ou connaître toutes les ressources produites dans un domaine particulier.
Ce référentiel unique peut s'appliquer non seulement à la production interne à l'établissement, mais également aux documents externe, en provenance de fonds d'autres établissements ou laboratoires (documents agrégés par moissonage OAI-PMH).
Pour faciliter l'exploitation du fonds documentaire et les échanges, le respect des normes documentaires est indispensable. Sur ce point, ORI-OAI prend en charge les normes de description les plus courantes : Dublin Core (tous documents),TEF (thèses), LOM/LOM-Fr/SupLOM-Fr (ressources pédagogiques), CDM (formation).
ORI-OAI permet aussi l'utilisation des normes de classification et d'indexation les plus courantes : Dewey, CDU, Rameau, MeSH (médecine).
D'autres normes, standards, listes d'autorité et vocabulaires contrôlés peuvent être ajoutés, en particulier des vocabulaires spécifiques à un domaine, à un laboratoire ou à un établissement.
Voir la vidéo de présentation du concept de métadonnées :
ORI-OAI facilite l'interopérabilité entre les référentiels spécifiques grâce au recours possible à une classification pivot. Celle-ci est utile lorsqu'une unité a élaboré une classification métier en réponse à un besoin particulier. Cette classification spécifique peut être conservée en la liant à une classification de référence plus générale dîte « pivot » par le biais d'une table de correspondance. Cela permet de reprendre l'existant et évite ensuite la double indexation.
ORI-OAI peut donc proposer :