Pourquoi un outil de plus : positionnement d'ORI-OAI face aux autres outils

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ORI-OAI n'est pas un outil de plus mais au contraire l'outil qui permet de faire le lien à la fois entre tous les autres outils et entre les différentes composantes d'un établissement ou d'un projet. Dans ce sens, ORI-OAI s'articule avec les outils présents dans les universités : il ne les remplace pas, mais il les valorise et démultiplie l'usage de leurs données par la mise en réseau. Il permet, également, les échanges de documents et il facilite le travail collaboratif pour le référencement et l'indexation.

La place d'ORI-OAI

La place d'ORI-OAI est celle d'un outil au centre du dispositif scientifique et pédagogique de l'établissement.

Un double chaînon manquant

D'une part, ORI-OAI est le chaînon manquant entre les différentes composantes d'un établissement : il permet à plusieurs services ou même à plusieurs établissements de collaborer sur le référencement et l'indexation d'un document par le biais d'un circuit de traitement (workflow), comme le montre l'exemple de la gestion des thèses par les quatre établissements du PRES de Lorraine.

D'autre part, ORI-OAI est le chaînon manquant qui permet la création et les échanges de métadonnées des ressources scientifiques, pédagogiques et documentaires gérées par les différents outils existants.

ORI-OAI au coeur du dispositif de l'établissement

Le point commun

Une autre façon de comprendre ORI-OAI est de le considérer comme l'outil spécialisé dans la gestion cohérente et commune de tous les types de documents et de ressources des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche. Autrement dit, ORI-OAI est la fonctionnalité commune, mais sous-employée, de nombreux outils de l'enseignement supérieur : de fait, de nombreux outils gèrent des documents et disposent de fonctions basiques de référencement qui permettent de renseigner les métadonnées les plus courantes. Mais ces fonctionnalités sont souvent mal employées, car elles apparaissent secondaires à leurs utilisateurs compte tenu de la finalité même de ces autres outils, qui n'est pas le référencement. Surtout, les documents gérés par ces outils ne sont pas mis en valeur car ils ne sont connectés ni aux autres outils de l'établissement, ni aux réseaux externes, ce qui entraîne des coûts de gestion accrus et des pertes d'informations.

ORI-OAI apporte donc de la cohérence dans le Système Global d’Information.

Articulation d'ORI-OAI avec les autres outils

ORI-OAI est conçu pour s'articuler avec les différents outils de l'établissement.

ORI-OAI et le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB)

ORI-OAI et le SIGB permettent, tous deux, de créer un catalogue de documents. Cependant, ORI-OAI gère uniquement les métadonnées et les documents numériques (fichiers et URL). Le SIGB est conçu pour des documents sur support physique : il gère des exemplaires, le bulletinage des périodiques, les achats (budget, commande, réception) et la circulation des documents. Par ailleurs, le SIGB utilise généralement, uniquement, les formats MARC, alors qu'ORI-OAI gère des formats spécialisés compatibles avec MARC (TEF, LOM, LOM-Fr, SupLOM-Fr, ...).

ORI-OAI dépasse le cadre de la bibliothèque ou d’une cellule TICE. Il peut être mis en œuvre à plusieurs niveaux, mais le niveau le plus pertinent est celui du projet d’établissement. La scolarité, les départements, les écoles doctorales, les unités peuvent intervenir dans le circuit si cela s’avère nécessaire.

Néanmoins certaines fonctionnalités peuvent se retrouver dans les deux produits, notamment la création, le moissonnage, l'exposition et la recherche des notices. De ce fait, lors de l'installation d'ORI-OAI, il est nécessaire de déterminer l'outil qui sera utilisé pour chaque étape de la chaîne documentaire et, in fine, de prévoir les liens entre les deux outils.

ORI-OAI et la gestion électronique des documents (GED)

La finalité des deux outils est différente : ORI-OAI permet de gérer le patrimoine numérique, alors qu'une GED est plutôt spécialisée dans la production collaborative de documents.

ORI-OAI peut gérer des circuits de traitement ("workflow"), des indexations, des utilisateurs et des rôles et stocker des fichiers comme le fait un outil de GED. Il ne remplit cependant pas toutes les fonctions d'une GED : acquisition (numérisation, intégration des documents existant sur des serveurs), échanges de documents, versionnage (au sens informatique et non éditorial), production de documents électroniques. D'un autre côté, ORI-OAI gère le référencement dans les formats bibliographiques adaptés à l'exploitation scientifique et pédagogique des documents, ce que ne font pas les outils de GED. Enfin, ces derniers ne supportent pas le protocole OAI-PMH et ne permettent pas d'échanger les ressources ni de constituer des réseaux de portails communicants.

Si l'établissement dispose déjà d'un outil de GED, ORI-OAI peut s'articuler facilement avec cet outil s'il respecte la norme CMIS. Cela permet de réaliser un référencement de qualité des documents contenus dans la GED et donc de retrouver, facilement, les documents indexés par ORI-OAI.

Un outil de GED est déjà intégré dans ORI-OAI : Nuxeo, utilisé par ailleurs dans le portail libre ESUP-ECM. OpenCMIS, solution plus légère, sera également intégrée dans la version 2.1 d'ORI-OAI.

ORI-OAI et les archives ouvertes (HAL)

Les fonctionnalités d'ORI-OAI et de HAL peuvent sembler assez proches, car ces deux outils permettent tous deux de créer une archive ouverte. Cependant, ORI-OAI peut être utilisé pour tous les types de documents, alors que l’archive HAL est spécialisée dans les publications scientifiques. ORI-OAI permet de gérer l'ensemble des fonctionnalités du standard OAI-PMH alors que l’archive HAL permet avant tout de créer un entrepôt OAI au sens strict sans pouvoir lui-même moissonner d’autres entrepôts. En fait, ORI-OAI peut remplacer toutes les fonctionnalités de l’archive HAL, ce dernier étant un outil très spécialisé.

Malgré tout, les deux outils gagnent à être utilisés conjointement, en fonction des usages et de l'appropriation avancée ou non de l’archive HAL par les chercheurs et les laboratoires. Ainsi, les documents référencés dans HAL peuvent être repris par ORI-OAI pour être indexés de manière plus complète et cohérente, les données devenant ainsi accessibles par de nouveaux points d’entrée. Ils peuvent être rassemblés avec le reste du patrimoine numérique de l'établissement, ce qui apporte une vision globale sur le patrimoine institutionnel numérique ouvert ou non.

ORI-OAI, le SUDOC et le dépôt électronique des thèses (STAR)

ORI-OAI est soutenu par l'ABES. ORI-OAI et STAR ont une finalité assez proche, mais plusieurs points les distinguent et ils sont complémentaires. En fait, STAR est un outil spécialisé dans un type de document et un type de diffusion. 

À l'inverse, ORI-OAI permet de gérer, de manière unique, tous les types de documents. Il permet également de mettre en place des circuits de référencement spécifiques, qui font intervenir des acteurs non prévus par l'application STAR, par exemple les directeurs de thèse. ORI-OAI permet l’utilisation de référentiels locaux, pour l’indexation par exemple (mots-clés, classification…). Il permet, également, de gérer la diffusion par le biais du portail spécifique de l'établissement et de créer des archives locales.

ORI-OAI s'articule entièrement avec STAR et il est même possible de procéder à une partie du dépôt avec l'un et de terminer avec l'autre.

ORI-OAI, l'ENT, le LMS, la plate-forme pédagogique et la chaîne éditoriale

ORI-OAI n'est ni un ENT (environnement numérique de travail), ni un LMS (learning management system), ni une plate-forme pédagogique, ni une chaine éditoriale. Cependant, tous ces outils gèrent des documents qui peuvent être mieux référencés et valorisés par ORI-OAI. Ce dernier permet également de faire le lien entre ces documents et il évite les doublons entre les documents et les doubles saisies de métadonnées. Il permet enfin un référencement amont et donc une publication plus rapide des ressources.

En fait, ORI-OAI est un système ouvert qui alimente en documents numériques le système d'information de l'établissement (plates-formes pédagogiques, sites web des laboratoires avec leurs publications, archives ouvertes), le réseau de portails des universités numériques, l'archive HAL...

Concrètement, toutes les métadonnées saisies dans ces outils peuvent être récupérées dans ORI-OAI à l'aide d'un connecteur ou d'un script. En sens inverse, les données peuvent être présaisies dans ORI-OAI et renvoyées dans ces outils.

ORI-OAI et les outils de gestion de la recherche

ORI-OAI est un outil très complémentaire des systèmes de gestion de la recherche tel que GRAAL, qui permettent de suivre l'ensemble des activités d'un laboratoire, c'est-à-dire non seulement les chercheurs et les données financières et administratives des projets, mais également les publications. Toutefois, ces dernières sont généralement cataloguées de manière assez succincte et surtout de manière indépendante des autres outils de gestion des publications.

L'interconnexion avec ORI-OAI permet de réaliser un référencement complet et cohérent avec les autres outils et les autres composantes de l'établissement, notamment la bibliothèque. Elle permet également d'anticiper l'indexation finale d'un document, qui de toute façon sera réalisée par des documentalistes professionnels. Elle permet enfin d'offrir une vision plus complète sur la production des laboratoires et des chercheurs.

ORI-OAI et les normes de référencement

ORI-OAI est neutre par rapport aux normes de référencement et n'est pas spécialisé dans une norme spécifique ou un type de document particulier. Il a été conçu pour être générique et peut donc s'adapter à toutes les normes compatibles XML.

Certaines normes sont déjà implémentées par défaut : Dublin Core, Thèses électroniques françaises (TEF), SupLOMFr pour les ressources pédagogiques. D'autres normes peuvent être ajoutées.

ORI-OAI et l'indexation

ORI-OAI peut être utilisé pour réaliser une indexation spécialisée ou une indexation pivot. C'est ce que font les universités numériques, qui utilisent un sous-ensemble de Dewey. D'autres universités utilisent ORI-OAI pour indexer leurs documents avec la classification MESH (médecine). Il est donc possible de faire appel à tout système classificatoire depuis ORI-OAI.