ORI-OAI permet de gérer le cycle de vie des documents, de la création à l'archivage en passant par le référencement et la publication. Il permet d'harmoniser ou de centraliser tout le traitement documentaire de l'université, d'un service ou même de plusieurs établissements.
La mise en place d'un circuit de traitement (workflow) complexe n'est pas obligatoire : la production et la gestion des métadonnées peuvent aussi être réalisées directement dans un formulaire unique par une ou plusieurs personnes.
Le système de workflows d'ORI-OAI permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des documents et de leurs métadonnées, ce qui est fondamental dans une logique de dématérialisation, de zéro papier et de patrimoine numérique.
Le cycle de vie d'un document comprend quatre étapes principales : création et acquisition, référencement et indexation, publication et diffusion et enfin archivage et élimination. ORI-OAI, "Outil de référencement et d'indexation pour un réseau de portails OAI", s'intéresse plus particulièrement à la deuxième étape, mais, comme tout logiciel documentaire, il gére également les autres étapes. En outre, il permet de définir le circuit global.
Il faut noter qu'ORI-OAI n'est pas une GED et ne gère pas le travail collaboratif en amont, notamment pour la création des documents. Il peut cependant s'articuler avec la GED de l'établissement de même qu'avec les autres outils tels que les chaînes éditoriales.
Souvent, les métadonnées des ressources documentaires ( titre, auteur, date, thèmes...) se trouvent dans différents outils et dans différents lieux. Si une seule personne est chargée de référencer la ressource, elle doit récupérer les informations correctes et à jour. Il est donc préférable soit de mettre en liaison les outils pour récupérer les informations - ce que permet ORI-OAI -, soit de faire intervenir directement les personnes concernées dans les différents services. Dans ce cas, la mise en place d'un workflow s'avère très pratique.
Par exemple, le référencement des thèses peut faire intervenir :
Tous ces agents peuvent intervenir, ou non, à différents moments, en paralèlle, à la suite ou en fonction des uns des autres. Le but d'un circuit de traitement est que toutes les saisies soient cohérentes entre elles, que chaque intervenant n'ait accès qu'aux informations prévues et qu'au final le référencement et l'indexation soient "professionnelles" et donc réellement exploitables sur le long terme.
Des formulaires de saisie facilitent les contrôles sur les entrées (date, liste des laboratoires, identifiant des personnes...).
Par ailleurs, plusieurs workflows peuvent être mis en œuvre en parallèle selon les types de documents.
En pratique, les circuits de traitement des ressources documentaires se présentent sour la forme de formulaires. Selon le nombre d'intervenants, le type de document et les besoins effectifs, les établissements ou les services peuvent choisir trois solutions.
Pour les documents les plus courants, des configurations (circuits et formulaires) sont proposées par défaut :
Afin de répondre aux besoins les plus basiques ou les plus complexes des établissements, plusieurs configurations sont proposées pour chaque type de document, selon le nombre et les droits des intervenants.
Généralement, les workflows proposés par défaut :
Entre les deux, différentes étapes peuvent intervenir pour proposer à d'autres acteurs de participer à la chaîne de traitement. De plus, les configurations par défaut permettent de modifier des métadonnées sans dépublier les documents. Enfin, une étape permet le stockage et l'archivage des fichiers et des métadonnées.
Les configurations sont enregistrées dans de simples fichiers XML. Il est donc possible, en cas de besoin réel, d'adapter ces configurations en ajoutant ou en retranchant un intervenant, une étape ou un champ de saisie.
Par exemple, pour les ressources pédagogiques, le circuit complet prévoit l'intervention d'un juriste pour vérifier si le contrat de gestion et de diffusion signé entre l'enseignant et l'établissement est juridiquement valide. Si un établissement n'a pas mis en place un tel contrat spécifique, il est possible de supprimer l'étape de validation juridique.
Dans le même sens, un établissement peut ajouter des alertes dans les formulaires, prévoir des métadonnées pour préciser les modalités de diffusion ou au contraire supprimer des champs pour simplifier l'indexation.
Les configurations adaptées peuvent être ensuite déposées sur www.ori-oai.org pour faciliter les implantations dans les autres établissements, afin de tirer pleinement profit des principes des logiciels libres et open source.
Pour les projets les plus complexes, les établissements peuvent créer une configuration complète. ORI-OAI s'appuie sur un outil de gestion des flux libre, OSWorkflow, d'OpenSymphony, et sur la spécification XForms du World Wide Web Consortium (W3C) pour la création des formulaires. ORI-OAI possède même un éditeur de formulaires intégré et parfaitement adapté à ORI-OAI et dont la prochaine version (2.0) facilitera grandement leur personnalisation.
Concrètement, il s'agit d'écrire un schéma XML pour :