Circuit de gestion, de référencement et de publication des documents

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ORI-OAI permet de gérer le cycle de vie des documents, de la création à l'archivage en passant par le référencement et la publication. Il permet d'harmoniser ou de centraliser tout le traitement documentaire de l'université, d'un service ou même de plusieurs établissements.

La mise en place d'un circuit de traitement (workflow) complexe n'est pas obligatoire : la production et la gestion des métadonnées peuvent aussi être réalisées directement dans un formulaire unique par une ou plusieurs personnes.

La gestion du cycle de vie des documents et des métadonnées

Le système de workflows d'ORI-OAI permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des documents et de leurs métadonnées, ce qui est fondamental dans une logique de dématérialisation, de zéro papier et de patrimoine numérique.

Le cycle de vie d'un document comprend quatre étapes principales : création et acquisition, référencement et indexation, publication et diffusion et enfin archivage et élimination. ORI-OAI, "Outil de référencement et d'indexation pour un réseau de portails OAI", s'intéresse plus particulièrement à la deuxième étape, mais, comme tout logiciel documentaire, il gére également les autres étapes. En outre, il permet de définir le circuit global.

  • Création et acquisition des ressources : ORI-OAI permet de créer une notice pour chaque document. Il est également possible de créer une notice mère ou des notices versionnées, ce qui est utile par exemple pour des cours qui varient plus ou moins significativement chaque année.
  • Référencement et indexation : ORI-OAI facilite la gestion des documents en permettant aux différents intervenants de saisir et de mettre à jour les champs qui les concernent, conformément à des règles clairement définies et à des normes documentaires locales ou internationales.
  • Publication et diffusion : les métadonnées et les documents peuvent être diffusés auprès d'un public cible, par exemple les étudiants d'un cycle ou les chercheurs d'un laboratoire ; ils peuvent être publiés après une date ou immédiatement ; ils peuvent être publiés en différentes versions selon les différents publics. Ils peuvent aussi, tout simplement, être mis à disposition du public par le biais d'un moteur de recherche.
  • Archivage et élimination : les métadonnées et les documents sont conservés et peuvent être envoyés dans le système d'archivage de l'établissement ou au Centre informatique national de l'enseignement supérieur (CINES) ; l'élimination des informations est possible, mais comme ORI-OAI a pour objectif la constitution rationelle d'un patrimoine numérique sur le long terme, ce n'est pas la finalité principale.

Il faut noter qu'ORI-OAI n'est pas une GED et ne gère pas le travail collaboratif en amont, notamment pour la création des documents. Il peut cependant s'articuler avec la GED de l'établissement de même qu'avec les autres outils tels que les chaînes éditoriales.

L'intérêt d'un circuit de traitement (workflow)

Souvent, les métadonnées des ressources documentaires ( titre, auteur, date, thèmes...) se trouvent dans différents outils et dans différents lieux. Si une seule personne est chargée de référencer la ressource, elle doit récupérer les informations correctes et à jour. Il est donc préférable soit de mettre en liaison les outils pour récupérer les informations - ce que permet ORI-OAI -, soit de faire intervenir directement les personnes concernées dans les différents services. Dans ce cas, la mise en place d'un workflow s'avère très pratique.

Par exemple, le référencement des thèses peut faire intervenir :

  • le doctorant, qui va saisir le titre définitif de sa thèse et son résumé,
  • le secrétaire du laboratoire, qui va saisir les noms du directeur de thèse et des membres du jury et leur rattachement,
  • le directeur de thèse, qui va donner un premier avis avant soutenance,
  • le président du jury, qui va donner son accord, notamment en cas de corrections post-soutenance,
  • un chargé des thèses à la Scolarité, qui va compléter les informations administratives (date de soutenance...),
  • un chargé de gestion des fichiers au sein du service informatique, qui va vérifier, formater et télécharger les fichiers,
  • des documentalistes de la bibliothèque, qui vont procéder au référencement bibliographique et à l'indexation.

Tous ces agents peuvent intervenir, ou non, à différents moments, en paralèlle, à la suite ou en fonction des uns des autres. Le but d'un circuit de traitement est que toutes les saisies soient cohérentes entre elles, que chaque intervenant n'ait accès qu'aux informations prévues et qu'au final le référencement et l'indexation soient "professionnelles" et donc réellement exploitables sur le long terme.

Des formulaires de saisie facilitent les contrôles sur les entrées (date, liste des laboratoires, identifiant des personnes...).

Par ailleurs, plusieurs workflows peuvent être mis en œuvre en parallèle selon les types de documents.

La production des métadonnées dans ORI-OAI

En pratique, les circuits de traitement des ressources documentaires se présentent sour la forme de formulaires. Selon le nombre d'intervenants, le type de document et les besoins effectifs, les établissements ou les services peuvent choisir trois solutions.

Utilisation des configurations proposées par défaut

Pour les documents les plus courants, des configurations (circuits et formulaires) sont proposées par défaut :

Afin de répondre aux besoins les plus basiques ou les plus complexes des établissements, plusieurs configurations sont proposées pour chaque type de document, selon le nombre et les droits des intervenants.

Généralement, les workflows proposés par défaut :

  • commencent par un état privé auquel seul l'utilisateur qui signale le document et entame le référencement a accès ;
  • finissent par un état public qui correspond à un document publié et pour lequel les métadonnées remplies sont indexées pour pouvoir être utilisées dans les recherches et dans les échanges OAI-PMH avec d'autres établissements.

Entre les deux, différentes étapes peuvent intervenir pour proposer à d'autres acteurs de participer à la chaîne de traitement. De plus, les configurations par défaut permettent de modifier des métadonnées sans dépublier les documents. Enfin, une étape permet le stockage et l'archivage des fichiers et des métadonnées.

Adaptation des configurations génériques ou des contributions

Les configurations sont enregistrées dans de simples fichiers XML. Il est donc possible, en cas de besoin réeld'adapter ces configurations en ajoutant ou en retranchant un intervenant, une étape ou un champ de saisie.

Par exemple, pour les ressources pédagogiques, le circuit complet prévoit l'intervention d'un juriste pour vérifier si le contrat de gestion et de diffusion signé entre l'enseignant et l'établissement est juridiquement valide. Si un établissement n'a pas mis en place un tel contrat spécifique, il est possible de supprimer l'étape de validation juridique.

Dans le même sens, un établissement peut ajouter des alertes dans les formulaires, prévoir des métadonnées pour préciser les modalités de diffusion ou au contraire supprimer des champs pour simplifier l'indexation.

Les configurations adaptées peuvent être ensuite déposées sur www.ori-oai.org pour faciliter les implantations dans les autres établissements, afin de tirer pleinement profit des principes des logiciels libres et open source.

Création d'une configuration complète

Pour les projets les plus complexes, les établissements peuvent créer une configuration complète. ORI-OAI s'appuie sur un outil de gestion des flux libre, OSWorkflow, d'OpenSymphony, et sur la spécification XForms du World Wide Web Consortium (W3C) pour la création des formulaires. ORI-OAI possède même un éditeur de formulaires intégré et parfaitement adapté à ORI-OAI et dont la prochaine version (2.0) facilitera grandement leur personnalisation.

Concrètement, il s'agit d'écrire un schéma XML pour :

  • définir une suite d'états que le document va pouvoir emprunter jusqu'à sa publication,
  • attribuer des droits d'accès (permissions) à des groupes d'utilisateurs selon des rôles définis,
  • préciser les changements d'état possibles (transitions) et sous quelles conditions ils peuvent avoir lieu
  • et spécifier les événements qui se produiront lors d'un changement d'état, par exemple une alerte ou un envoi de mail (fonctions).