ORI-OAI permet de gérer l'ensemble de la production numérique institutionnelle d'un ou plusieurs établissements. Concrètement, ORI-OAI possède toutes les fonctionnalités attendues d'un outil documentaire, déjà préconfiguré pour les documents les plus courants.
Fonctionnalités essentielles
Les fonctions principales d'ORI-OAI permettent de réaliser un référencement et une indexation professionnelles et en réseau :
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création d'un référentiel documentaire commun et cohérent pour un établissement ou un groupe d'établissements, base essentielle pour la constitution d'un patrimoine numérique exploitable ;
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respect du protocole OAI-PMH pour le partage des ressources numériques, ce qui autorise une meilleure diffusion des ressources internes et externes ;
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système de recherche des documents très souple, qui offre par défaut plusieurs interfaces de recherche (simple, avancée, thématique, par auteur, par nouveauté...) ;
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gestion du cycle de vie des documents par un circuit de traitement, de la création à l'archivage en passant par le référencement, l'indexation et la publication ;
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archivage et stockage pérennes des documents, ce qui renvoie à la finalité patrimoniale de l'outil ;
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intégration aux systèmes d'information grâce au respect des standards et à la connection aux autres outils documentaires.
Gestion, publication et valorisation des ressources numériques
ORI-OAI est conçu pour gérer tous les types de documents. Comme les universités et les grandes écoles veulent rarement gérer "tous les types de documents" mais seulement une production particulière, des configurations ont été implémentées pour les ressources les plus courantes.
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Les thèses peuvent être gérées selon la norme des thèses électroniques françaises (TEF) par le biais d'un circuit simple (un intervenant unique, généralement un documentaliste) ou complet (avec toutes les étapes depuis l'amont jusqu'à l'aval de la soutenance, et avec tous les intervenants de la thèse : thésard, directeur de thèse, scolarité, bibliothèque...) (en développement).
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Les publications scientifiques (archives ouvertes) peuvent être référencées selon la norme Dublin Core et avec la classification Dewey ou une classification spécifique, par exemple MeSH pour les ressources médicales.
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Les ressources pédagogiques peuvent être gérées selon la norme « Learning Object Metadata » (LOM) et ses traductions et déclinaisons LOM-FR et SupLOM-FR. Trois circuits de publication existent par défaut : un circuit très simple, un circuit simple et un circuit complet, selon les intervenants.
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Les autres ressources documentaires (fonds patrimoniaux, travaux étudiants, documents administratifs, sites web, etc.) peuvent être référencées selon la norme Dublin Core et à l'aide de la classification Dewey (également utilisée pour l'indexation des documents précédents). Deux circuits existent par défaut : un circuit très simple où une seule personne intervient et un circuit simple où un modérateur valide, corrige et compléte les saisies effectuées.