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ORI-OAI permet de référencer les ressources pédagogiques de l'établissement en proposant l'utilisation de formats de métadonnées adaptés et normalisés (description du public cible de la ressource, de l'usage pédagogique...). Il permet également aux différents acteurs de l'établissement de participer à cette indexation (cellule TICE, SCD - Service Commun de la Documentation, service juridique...).
Lors de l'installation d'ORI-OAI, trois formats de métadonnées sont proposés pour la description des ressources pédagogiques : le LOM et ses deux déclinaisons françaises, LOMFR et SupLOMFR.
Le LOM est un standard international proposant un modèle de description des métadonnées associées à des objets pédagogiques quels qu'ils soient, numériques ou non.
Le LOM n'est pas une norme, mais une recommandation de métadonnées. Il a été adopté par les IEEE en 2002. Il propose un jeu de métadonnées découpé en neuf catégories : général, cycle de vie, méta métadonnées, technique, pédagogique, relations, droits, commentaires, classification.
Contrairement au LOM, le profil français d'application du LOM est une norme. Il a été été élaboré par le Ministère de l'Education nationale et l'AFNOR et la version définitive a été publiée en décembre 2006.
Selon EducNet,, « Le LOMFR décrit des objets (ressources) pédagogiques. Est considérée comme ressource pédagogique toute entité (numérique ou non) utilisée dans un processus d'enseignement, de formation ou d'apprentissage. Il peut s'agir de livres, de films, de scénarios pédagogiques, de sites web, de logiciels, etc.
Ses objectifs sont les suivants : permettre une meilleure visibilité de l'offre d'objets pédagogiques, numériques ou non ;disposer de normes à respecter pour garantir la pérennité, l'interopérabilité, et une certaine ouverture des ressources numériques produites, en lien avec les plates-formes de distribution et de consultation de ces ressources. (extrait de la norme expérimentale).
Il concerne l'ensemble de la communauté éducative : communauté éducative française (enseignements primaire, secondaire, supérieur) ; communauté de la formation (formation professionnelle, formation continue) ; documentalistes et bibliothécaires ; éditeurs, entreprises. »
Référence du texte de la norme homologuée : NF Z76-040 Décembre 2006, Technologies de l'information pour l'éducation, la formation et l'apprentissage - Profil français d'application du LOM (LOMFR) - Métadonnées pour l'enseignement
Site d'information et d'échange sur la norme : http://www.lom-fr.fr
Enfin, les ministères de l'Education nationale et de l'Enseignement supérieur et de la recherche ont souhaité adapter la norme LOMFR pour tenir compte des besoins et contraintes spécifiques des établissements d'enseignement supérieur et des universités numériques tout en restant conforme aux préconisations nationales.
Un groupe de travail SupLOMFR, composé des représentants du ministère et des établissements, s'est réuni à partir de 2007 pour définir d'une part le caractère obligatoire ou recommandé des éléments du LOMFR et d'autre part les nomenclatures, classifications et vocabulaires préconisés. Ces travaux ont abouti dans un Guide d'usage du SupLOMFR.
Site du guide d'usage : http://sup.lomfr.fr
Trois schémas de workflow sont disponibles par défaut pour traiter les ressources pédagogiques. Ils peuvent être visualisés sur les schémas des workflows par défaut.
Un premier, très simple, propose une saisie des métadonnées et leur publication ainsi que celle de la ressource, en une seule étape, par un seul acteur, à qui l'ensemble des métadonnées est proposé.
La ressource a donc deux états : privé ou public.
Un deuxième workflow, simple, propose une étape intermédiaire par un deuxième acteur. Dans ce cas les métadonnées proposées au premier acteur sont moins nombreuses et sous une forme simplifiée, alors que le deuxième acteur a accès à l'éditeur de métadonnées global.
Ce cas est classiquement proposé pour un signalement et une première saisie par l'auteur de la ressource, qui est ensuite complétée et validée par un modérateur du SCD ou de la cellule TICE par exemple.
La ressource a dans ce cas trois états : privé, en attente de publication et public.
Enfin un troisième et dernier workflow, qualifié de complexe, permet l'intervention d'un plus grand nombre d'acteurs. En effet, il propose toujours une première étape pour l'auteur, puis des étapes distinctes d'actions pour le SCD, la cellule TICE, la cellule juridique qui vont chacun venir vérifier la ressource et saisir des métadonnées propres à leur domaine de compétence. Un validateur final vérifie l'ensemble des saisies et publie la ressource et ses métadonnées.
Remarque : Le choix du circuit est indépendant du choix du format de métadonnées (soit 9 combinaisons).